ビジネスチャットは便利!使い方やメール・電話との違い・使い分けを解説

ケアマネジャー
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ビジネスチャットは便利!使い方やメール・電話との違い・使い分けを解説

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こんにちは!

・最近「チャット」を使う人が増えているけどなんか難しそう・・・
・そもそも「チャット」って何?
・「チャット」やってみたいけど誰も教えてくれないしついていけるか不安・・・

こんな不安や疑問を持たれた方向けの記事です

私は福祉用具の仕事を20年以上勤めてきましたが
その間に
電話・FAX・ポケベル・メール・チャット…
いろいろコミュニケーションツールも
変わってきています

特に最近では「チャット」

ChatworkやLINE WORKSなど
私の周りでも徐々に
「チャット」の活用が進んできています

ただし介護の業界では
コミュニケーションツールは
今でも電話・FAXが主流で
まだまだチャットを使っていない人が
多いのも事実・・・

ということで今回のブログは
「ビジネスチャットは便利!使い方やメール・電話との違い・使い分けを解説」
というテーマでお話ししたいと思います

皆さんの職場でのコミュニケーションが
より円滑に便利に進むために
この記事が少しでも
お役に立てればうれしいです!

ちなみに
福祉用具専門相談員の仕事についての
過去のブログです
こちらもよかったら参考にしてみてください👇
https://kaigoyouhin1.com/itinitinosigoto/

「チャット」はデジタル上の「会話」

そもそもチャットって何?

という方のために簡単にご説明すると
超ざっくりで言えば

チャットはデジタル上での「会話」

あくまで「会話」なので
手軽にコミュニケーションが取れるので
非常に便利です

1対1のやりとりだけでなく
グループへの発信も可能

また
相手とやり取りしたいけど
相手が何か予定が入っている場合など
チャットなら先に用件だけ送信して
相手は都合がついた時間で確認できる

という具合に
相手の都合に合わせずに
情報発信できるメリットがあります

チャットとメールの違い

ではチャットとメールって何が違うの?

という疑問がわくかもしれません

先ほど

チャットはデジタル上の「会話」
と表現しましたが
逆に
メールはデジタル上の「手紙」
というとイメージしやすいかもしれません

メールであれば本文の初めに
「おつかれさまです」とか
「お世話になっております」などの
定型文をマナーとして使ったりしますが
チャットの場合だと
いきなりダイレクトに

「この件どうなりましたか?」

との会話で対応可能です

チャット… 会話(カジュアル)
メール … 手紙(フォーマル)

ということで
どちらかというとメールは
社外でのやり取りの方が向いていますね

電話を使うメリットは?

では
電話はもう不要なの?
といわれると
決してそんなことはありません

電話が有効なのは

・スピードが必要な時
・緊急性の高い時

すぐに連絡を取りたいときには
やはり電話で直接伝達すべきでしょう

逆に言えば
緊急性の低い案件であれば
あえて電話ではなく
メール・チャットが有効です

電話は相手の手を
強制的に止めてしまうので
忙しいタイミングで
緊急性のない内容の要件で
かかってきた電話については

「この忙しい時に!!」

「それ今伝えないといけないこと?」

「こっちは忙しいのわかっているんだからもっと気遣ってよ!配慮のない人ね…」

なんてことにもなりかねません・・・

チャットは社内でのコミュニケーションで特に力を発揮!

福祉用具屋さん
福祉用具屋さん

日本はICTツールが他国より(かなり)遅れている!

総務省のホームページでこんなデータがありました


※参考:総務省ホームページ 情報通信白書 ビジネスICTツールの利用状況

このデータでは
各国のICTツールの利用状況の割合が記載されていて
チャットでいえば
各国50~60%の利用率に対して
日本は23.7%(!)

福祉用具屋さん
福祉用具屋さん

他国に比べて日本のICT導入はかなり遅れていますね・・・

 

あとは
こんなデータもありました


※参考:ITmediaビジネスONLINE~社内の「電話連絡は迷惑」が45% メールやチャットが好ましいケースは?

このデータによると
ICTのツールを使っている企業は
使っていない企業に比べて
働きやすいと回答した人の割合が
高くなっており(39%→53%)
ICTのツールの活用は
皆さんの仕事にとっても
メリットがたくさんあると思います!

特に介護の仕事でのメリット!

チャットは介護の仕事でもいろいろと役に立ちます

例えば
一人の利用者さんに対して
複数のサービスが入っているという場合
グループを設定して
その日あったことを共有したり
ケアプランや申し送りのノートなども
紙媒体での共有ではなく
ペーパレスでファイル共有できたり
都度電話や面会でやりとりを個別にしなくても
手軽にリアルタイムで情報共有できるので
介護のお仕事を効率化できます!

まずはやってみよう!(食わず嫌いはもったいない!)

とはいっても
周りがやっていない状況だと・・・

ケアマネジャー

自分からはちょっとなあ

という意見も結構ありそうで
なかなかハードルは高いのかもしれません

でもやってみて気づく部分って
たくさんあると思うんですよね

まずは同じ職場の隣の席の人ととか
小さなところからでいいので
ぜひやってみてください

あとは
アナログでのやり取りって
ご自身の時間も
そして相手の時間も
無駄に奪ってしまうということも
頭に入れておくべき!

特に
緊急性の低いものであれば
電話は避けて
チャットやメールでやり取りするといいですよ

緊急性が高い場合を除くと
それ今伝えないといけないこと?
と思うことも多いです

あまり難しく考えずに
ビジネスチャットを
まずはやってみましょう!

福祉用具屋さん
福祉用具屋さん

食わず嫌いはもったいないですよ!

 

 

 

ということで
最後まで読んでいただき
ありがとうございました!

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